产品规范管理系统：从纸张到数字

　　不久之前，在Nassaukade的各个部门成分、包装、流程和成品的规范还在厚厚的文件中储存着。每种新的规范都是手工放到文件中的。每种新改进规范的批准过程，都是通过内部邮递表格来进行的。这种令人讨厌的浪费时间的状况使每个受影响的人都很烦。想为这些主动做些什么并不是来自管理层，而是来自雇员本身。也正是出于这种崇高的动机，项目组启动了。而成果就是Interspec，一种数字化规范管理系统。同时，欧洲和世界其他地方的许多公司也得到了这种系统。” Nassaukade质保经理Bertha Bouwkamp 解释说。

　　Nassaukade生产大约70种不同的产品，比如Blue Band Goede Start，Croma和Becel。每种产品都有自己的成分、口味、中间产品、包装材料范围，还有处理规则和客户条款。所有相关的流程，都被写成规范了。

    50公分厚的纸

　　不久之前，这些规范是如何使用的？“所有的规范都妥善的写成表格放在文件里。像开发、生产、QA等大约八个部门中，有40名左右的员工使用它们。系统本身是无可挑剔的，只有一个问题，就是档案柜中必须装满50厘米厚的文件。而且我们没有提及每个文件无法显示同一版本的风险。” Bertha Bouwkamp 解释说。这种制作、放置规范的系统逐渐变得混乱。而我们只需要改变规范的批准和储存方式，并使用现代化通讯技术就可以了。”

　　1997年末，一个项目组成立了。这个项目组包括所有使用规范工作的代表和一些其他相关人员。换而言之，开发是起草规范的，生产是运用规范的，QA是检查是否坚持规范的。

　　“这个项目好的方面，也是难的方面，就是国际形象。对规范的内容来说，就更需要与其他的联合利华公司保持一致了。系统也一样，因为每个人都使用相同的系统，所以，系统的改变必须与其他公司协调。” 荷兰Van den Bergh，IT项目经理Willie van de Burgt 解释说。“成功的关键是，我们可以开始系统实施的预先准备，然后把系统的实际结构留给Siemens/Compex IT 工厂解决方案，对他们来说，这才是核心行为。所以，这是一个双赢的局面。PMC-SC (Process Management Centre Supply Chain)的Nicholas Willcox，作为对Interspec开发和引进负责的项目经理，与所有FBE和ICFE用户一样对Interspec寄予厚望。他已经把这些希望转化到在他非凡领导下的Siemens/Compex IT工厂解决方案编程实现的软件中。此时，在该项目开始三年后，Interspec 在食品和HPC（家庭和个人护理）方面，开发了标准联合利华规范管理系统。现在在北美HPC工作的Nicholas，一直忙于试图把已经存在的Interspec实施方案与我们联系起来。”
　　表单

　　作为产品开发者，我们为所制造的产品起草技术产品规范，改良现存产品规范，为新开发产品创建新规范。过去，我们由表单起草这些提案，并送交各个批准人，他们评估规范的各个方面。其中一个表单放在信封里通过内部邮递到达员工办公室，员工还要查看提案是否还按顺序叠放。如果他有时间，他再打开信封进行审核。最终那个充满记号的表单重新又送回到开发者，他将更改提案。然后又回到批准人处。”产品开发者Marcel Segers 解释说。

　　“签名列表很传奇。延迟提案比接受提案更常见”，当时在那个项目中生产部门工作的Roland van den Bossche证实说。

　　当所有的批准都通过了，所有的签名都在表单上了，质保还得开绿灯才行。这种工作方法非常浪费时间并能导致错误和损失。通常，我们不能为规范的可操作性限定期限。Marcel Segers说：“现在纸和内部邮递都是历史了，我们都使用计算机和电子高速公路。现在我们在计算机上起草提案并通过电子方法发送给浏览人，如果他们有任何意见，再给我们e－mail回来。我们也一直精确知道提案的状态和谁在处理提案。这既快速又有效率，还节省大量时间。对我们开发人员来说，这尤为重要。因为我们用于文书工作的每个小时都是没有创造力的，没有生产效率的。”